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Ce qu’il faut savoir sur les notes de frais



Dans le cadre des activités de votre entreprise, il peut arriver que vos salariés engagent des dépenses sur fonds propres. Il vous faudra alors penser à les rembourser grâce aux notes de frais notamment. Il existe plusieurs types de notes de frais. De même, la validité des notes de frais est soumise à certaines conditions. Dans cet article nous aborderons successivement les notes de frais de façon générale et les frais kilométriques particulièrement.

Notes de frais et frais kilométriques

Une note de frais est un document qui permet au salarié de se faire rembourser sur les dépenses qu’il a engagées pour le compte de l’entreprise et que celle-ci n’avait pas préfinancées. On distingue la note de frais classique et la note de frais kilométriques qui consiste en des indemnités uniquement liées à un déplacement professionnel avec usage d’un véhicule personnel et pour lesquelles il existe désormais des applications dédiées facilitant leur gestion par les entreprises. Nous reviendrons dessus.

En règle générale, la note de frais prendra le plus souvent la forme d’une fiche qui renseigne sur les dépenses que le salarié a effectuées ; ces dépenses doivent bien sûr s’inscrire dans le cadre de l’activité professionnelle et non dans un cadre personnel. La fiche doit en outre s’accompagner des justificatifs des dépenses.

Dans la plupart des cas, les notes de frais intègrent les frais de restauration, d’hébergement, de déplacement, etc. La loi rend coercitif pour l’employeur le remboursement des notes de frais. Sur cette base, même si le règlement de ce type de charges n’est pas inclus dans les contrats de travail, il est quand même obligatoire si les conditions sont remplies. Le salarié doit pouvoir justifier qu’il a effectivement engagé les dépenses pour l’intérêt de l’entreprise. De même, il dispose d’un certain délai avant lequel il doit produire ses notes de frais, autrement les fonds qu’il a avancés ne lui seront pas reversés.

Il convient en outre de préciser que vous pouvez mettre à la disposition des employés un forfait permettant de couvrir ces dépenses de fonctionnement. Dans ce cas, l’élaboration des notes de frais n’interviendra que si le forfait ne suffit finalement pas pour couvrir les dépenses que le salarié aura effectuées.

notes de frais et frais kilométriques

Qu’en est-il des frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont des indemnités que vous êtes tenu de verser à vos employés lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel à desfins professionnelles. Ils intègrent l’ensemble des déplacements professionnels et excluent donc, vous vous en doutez certainement, les déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Les frais kilométriques sont déterminés par l’administration fiscale sur la base de modalités telles que les frais de carburants, d’entretien et de nettoyage du véhicule. Sont aussi considérés les coûts d’usure, l’achat de pneus neufs ou encore l’assurance de l’automobile. Le montant associé à chacune de ces différentes modalités se base sur la puissance fiscale de la voiture du salarié qui aura des missions à accomplir, et sur la longueur et le nombre de trajets qu’il effectue chaque mois.

Certaines conditions sont à considérer pour le remboursement de ces indemnités. La première est que le salarié doit être propriétaire du véhicule concerné, cela ne peut pas concerner un véhicule professionnel. La seconde est qu’il doit pouvoir justifier les déplacements professionnels qu’il a effectués. À cet effet, il doit indiquer la date du déplacement, le motif du déplacement et la distance parcourue. Il existe des barèmes pour calculer les indemnités dues, selon que le salarié utilise une voiture, une moto, ou un scooter.

Comme nous le mentionnions plus tôt, certaines sociétés ont développé des applications capables de faire les calculs des frais kilométriques à votre place et à celle de votre employée, notamment en intégrant un module Google Maps par exemple, ce qui facilite grandement la gestion des comptes de l’entreprise.


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Auteur : Julie


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