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Quels sont les avantages d’organiser un séminaire, une réunion ou une conférence dans un hôtel ?

par | Entreprise

Loin d’être un élément anodin, le lieu d’un évènement d’entreprise exprime le style et surtout le ton que l’on veut donner à son évènement. Il constitue aussi une manière de montrer aux participants à quel point on désire les combler. Vous envisagez organiser un séminaire, une réunion ou une conférence ?

L’hôtel reste une option plus qu’intéressante. En effet, les hôtels hôteliers mettent à disposition de professionnels des espaces qui optimisent la réussite des évènements d’entreprise. Vous hésitez encore à organiser votre réunion dans un établissement de charme ? En lisant cette rédaction, vous allez mieux vous décider.

Pourquoi organiser son évènement professionnel à l’hôtel ?

évènement professionnelOrganiser un évènement professionnel au sein d’un établissement hôtelier présente plusieurs avantages.

Bénéficier d’une salle de réunion spacieuse et accueillante

Que ce soit pour un séminaire, une réunion ou une conférence, l’évènement se doit d’être décontracté sans pour autant oublier l’objectif principal. Il s’agit de favoriser un dialogue avec les participants et de véhiculer les objectifs de l’entreprise. Loin d’être des moments de détente, c’est avant tout une opportunité pour le travail en équipe.

Et cela doit se réaliser dans une ambiance chaleureuse et décontractée. Pour ce faire, les hôtels mettent à votre disposition des salles de réunions spacieuses ayant la capacité d’accueillir tous vos invités et configurées selon vos besoins. Ils sont disponibles 7 j/7 et 24 h/24 avec un accueil très chaleureux. De plus, les hôteliers auront déjà pensé à mettre en place certains éléments. Il s’agit :

  • Un WIFI performant ;
  • Un vidéoprojecteur ;
  • De nombreuses prises d’alimentation ;
  • Un Paper Board ;
  • Des sièges et des tables confortables pour tous vos collaborateurs.

Les établissements hôteliers disposent d’une grande variété de salles de réunions dont il vous revient de faire le choix du style de la salle en adéquation avec l’ambiance de votre évènement professionnel.

Que vous ayez besoin de salles de formation, de salles de réception, de salles d’exposition ou de salles de conférences, ils sauront répondre à vos attentes. Sur ce site https://www.kactus.com/fr/france/lyon/, vous trouverez tous ces types de salles.

Profiter d’une restauration de qualité

Généralement, les hôtels accueillant des conférences, des réunions ou des séminaires sont toujours équipés d’un ou plusieurs restaurants. Ceci vous évite de faire appel à un traiteur et des difficultés liées à ce volet de l’organisation. Vous gagnerez ainsi un temps précieux. Que ce soit un petit déjeuner, un dîner, cocktail dinatoire, une dégustation de grands crus et spiritueux d’exception, vous n’avez simplement qu’à préciser votre besoin lors de la réservation du lieu de la restauration.

Selon le type d’organisation voulu, le chef restaurant saura s’adapter à vos envies. Ces plaisirs de la table contribuent largement au succès de votre évènement.

Bénéficier d’un hébergement sur place pour vos collaborateurs

Certaines réunions ou conférences se font sur plusieurs jour. Dans ce cas, l’hébergement de vos collaborateurs peut devenir un souci majeur surtout s’ils viennent de loin. En choisissant un hôtel pour le lieu d’organisation de votre évènement, vous avez l’assurance d’avoir des hébergements sur place.

En effet, la plupart des hôtels ont la capacité d’accueillir des centaines de participants dans les meilleures conditions. Vos collaborateurs n’auront plus à chercher un lieu d’hébergement dans la ville pour assister à l’évènement professionnel. Un hébergement sur place leur permet de gagner du temps en transports.

Sachant qu’ils n’iront plus loin avant de dormir, vos collaborateurs peuvent profiter pleinement du cocktail ou du dîner si vous avez choisi d’en organiser un après l’évènement. Tout ceci favorise le team building entre collègue et collaborateur et améliore les relations des équipes.

Profiter des services proposés par l’hôtel

Contrairement aux centres de congrès, la solution consistant à faire la location d’une salle dans un hôtel pour organiser vos séminaires, conférences et réunions vous permet de bénéficier d’autres services très intéressants. Il s’agit des espaces détentes variés et d’un parking. Concernant les espaces détentes, certains hôtels en fonction de leur standing et leur localisation disposent de piscine, lounge, spa, salle de fitness, jardin privatif, etc.

Vos invités seront heureux de pouvoir se détendre après une longue journée de séminaire ou de conférence. Outre les espaces de détente, les hôtels sont faciles à accéder et accessibles à tous types de clients. Ainsi, ils sont équipés de parking accessible à tous.

Comment organiser un évènement professionnel à l’hôtel ?

Pour l’organisation d’un évènement professionnel à l’hôtel, la première démarche est le choix de l’hôtel. C’est un choix stratégique, car la réussite de votre évènement y dépend. En effet, il existe plusieurs hôtels qui offrent tous un cadre privilégié pour votre évènement. Ainsi, pour un votre choix optimal, assurez-vous de vérifier ces éléments :

  • la qualité des chambres ;
  • la présence de salles de réunion et d’équipements techniques et audiovisuels ;
  • la disponibilité des offres de restauration sur place, de la pause-café et des boissons ;
  • la localisation de l’hôtel ainsi que les services proposés tels que les parkings et les activités au sein de l’hôtel et à proximité ;

Ensuite, il faut effectuer une comparaison des prix entre les avis des différents établissements et faire votre choix. Une fois que vous avez déniché la perle rare, veuillez procéder à une réservation à l’avance. Les emplois du temps des hôtels étant toujours remplis, la réservation vous garantit une place au sein de l’hôtel.

À ce titre, n’oubliez pas de remplir tous les documents et contrats sur la prestation et informer l’hôtel des points nécessaires de l’évènement à organiser.

Quel est le budget pour organiser un évènement dans un hôtel ?

Quand on parle d’organisation de conférence, de réunion ou de séminaire, on parle également de budget. Le budget est déterminé en fonction du nombre d’invités et de la durée de l’évènement. Il devient alors difficile de donner une estimation du prix. Les prix varient en ce qu’il s’agit soit d’un hôtel 2 étoiles ou un hôtel 3 étoiles.

Le prix dépend également de la location géographique de l’hôtel. Vous convenez par exemple avec nous qu’un hôtel à Paris ne sera pas au même prix qu’un autre se trouvant à l’autre bout de la France. De plus, vous devez prendre en compte dans le budget les valeurs et les enjeux que vous souhaitez transmettre lors de l’évènement.

Ceci vous permet de trouver un meilleur compromis entre le prix et la qualité pour avoir un retour sur investissement. Notez que le choix de l’hôtel dans lequel vous allez organiser votre séminaire ou conférence doit être en accord avec votre budget, le nombre de participants et les équipements désirés.