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Standard téléphonique : 3 conseils pour améliorer la relation client

par | Entreprise

Vous cherchez un moyen pour créer ou pour consolider une relation de proximité avec vos consommateurs ? La qualité du service à la clientèle par téléphone est tout aussi importante que celle du service en présentiel. Si vous traitez l’appel correctement, le client se sentira plus satisfait et sera plus enclin à revenir. Dans le cas contraire, vous pouvez compromettre votre relation avec ce client pour toujours. Votre réputation vis-à-vis de vos clients dépendra de la qualité de votre service et de votre capacité à répondre à leurs besoins pendant le bref moment où vous les avez au bout du fil. Découvrez trois solutions qui vous permettront d’atteindre cet objectif.

Confiez l’installation de vos réseaux téléphoniques à un professionnel

Engagez un expert pour bénéficier d’un réseau téléphonique performant, et pour éviter les dépenses inutiles. Vous pouvez également vous renseigner sur ce que proposent les entreprises de télécommunications qui offrent des solutions télécoms pour les entreprises.

Comment procède le professionnel ?

Les échanges d’informations avec les clients, les partenaires et les fournisseurs font partie du quotidien de l’entreprise. Pour ce faire, cette dernière utilise généralement le téléphone ou la messagerie électronique. La fluidité de la communication impacte la productivité. C’est la raison pour laquelle vous devez laisser une main experte se charger de l’installation de vos réseaux téléphoniques. L’audit de vos besoins en solution de communication reste une étape incontournable avant l’installation.

L’intégrateur procède tout d’abord à la récolte de vos besoins et à l’étude de votre entreprise (taille, configuration du bâtiment…). Par la suite, il vous propose diverses solutions qui vous permettent de vivre une expérience exceptionnelle de communication. Ses expériences dans le domaine lui permettent de définir les options rentables, efficaces et durables pour votre entreprise.

standard téléphonique relation client

Quels sont les services proposés par l’intégrateur télécom ?

Le domaine de compétences d’un intégrateur télécom est relativement vaste. Il se charge, entre autres, de l’installation du câblage de vos réseaux téléphoniques et du déploiement de votre réseau filaire et Wi-Fi. Si vous optez pour des solutions de téléphonie IP, il va choisir des câbles Ethernet de catégorie 6 au minimum. Les prises adéquates sont de type RJ 45. Toutefois, l’audit de votre bâtiment lui permettra d’identifier la quantité et les caractéristiques de chacun de ces composants.

Choisissez le protocole de sécurité de votre réseau Wi-Fi (WPA2, WEP ou WPA), et laissez le professionnel faire son travail. Le transfert de documents, les transactions financières ainsi que les divers services en ligne se feront en toute sécurité. La location de standard téléphonique entreprise et l’installation de visioconférence figurent également parmi ses attributions. Une téléphonie centrex vous offre la faculté de gérer à distance votre ligne qui est hébergée auprès de votre opérateur. Si votre entreprise est multisite, le professionnel vous propose d’intégrer un système de vidéoconférence à votre équipement IPBX. Vous pouvez ainsi bénéficier d’une présentation et d’une réunion interactives.

Optez pour le standard téléphonique virtuel

Pour vos besoins en communication, offrez une meilleure expérience à vos clients grâce au standard téléphonique virtuel. Toutefois, ce n’est pas le seul avantage que vous pouvez tirer de ce système.

De quoi est-il question lorsque l’on parle de standard téléphonique virtuel ?

Un standard téléphonique virtuel est un mécanisme qui met en relation plusieurs téléphones de telle sorte qu’ils soient interconnectés. Variant de la téléphonie fixe en entreprise, il est hébergé chez un opérateur qui prend en charge les appels. Ces derniers passent par un serveur et sont redirigés vers les interlocuteurs de l’entreprise qui sont concernés.

Toutefois, il est également possible de faire des transferts sur des lignes mobiles. Ce concept permet d’administrer des appels internes et externes en toute facilité. Elle permet en effet d’assurer la pérennité de l’entreprise à travers la fidélisation client et la prospection. Cette solution est conçue pour répondre aux besoins grandissants des consommateurs à travers des services particuliers et originaux. Elle met également en relation différents collaborateurs pour assurer la bonne marche des activités.

Quels sont les avantages ?

Peu importe le modèle de votre choix, les fonctions d’un standard téléphonique restent les mêmes. Ce standard téléphonique IP permet d’optimiser la gestion des appels entrants et sortants d’une entreprise. Toutefois, un modèle virtuel peut s’occuper de la réception des appels, de leur organisation et de leur dispatching.

Les employés peuvent gérer en toute liberté leurs appels avec les clients. Le standard téléphonique permet une meilleure mobilité téléphonique et vous fait bénéficier de plusieurs fonctionnalités. Vous avez les messages vocaux, les enregistrements des appels, la gestion des menus vocaux et des files d’attente… Vous pouvez même suivre de près les statistiques des appels reçus et effectués grâce au journal des appels.

Lorsque vous devez faire patienter vos clients, ils entendront de belles mélodies d’attente pour les tenir occupés. Contrairement aux standards téléphoniques physiques, il ne nécessite aucune installation, car il s’agit d’une téléphonie cloud. Vous n’avez donc pas besoin de faire des investissements en matériel et en frais d’installation, car les téléphones existants feront l’affaire. Pour fonctionner correctement, il nécessite une connexion internet, ce qui minimise les risques de lenteur au niveau de la ligne. En cas de déménagement, vous n’avez pas à résilier vos lignes téléphoniques, car votre téléphonie déménage avec vous.

Basculez vers le chatbot vocal

Si vous êtes à la recherche d’une solution de téléphonie plus moderne, essayez le chatbot vocal. Ce dernier peut créer des conversations en temps réel dans le but de résoudre des problèmes plus ou moins complexes.

Comment fonctionne-t-il ?

Il s’agit d’un logiciel doté d’une intelligence artificielle, ce qui améliore considérablement les communications téléphoniques de l’entreprise. Grâce au TALN ou traitement automatique du langage naturel, il peut comprendre la voix humaine. Le chatbot vocal est également muni d’une voix artificielle qui lui permet de s’exprimer et de remplacer un standardiste humain. S’il n’est pas capable de satisfaire les demandes, il se charge de rediriger les clients vers un autre collaborateur. Avec cette technologie, vous avez la faculté de gérer plusieurs canaux de communication : vocal, messageries, réseaux sociaux, SMS… La spontanéité de l’échange reste l’atout majeur de cette solution, car elle est disponible 24h/24 et 7j/7.

Quels sont les avantages du chatbot vocal ?

Intégré à votre serveur vocal interactif ou SVI, ce logiciel peut répondre de manière automatique aux utilisateurs. L’échange se fait en langage naturel, ce qui évite les files d’attente. Il peut répondre simultanément aux demandes de plusieurs clients, permettant ainsi de délester vos collaborateurs des demandes répétitives et chronophages.

Les recommandations émises par ces robots conversationnels sont à la fois utiles et précises et permettent de satisfaire vos clients. D’ailleurs, le transfert de la conversation à un collaborateur plus avisé peut se faire à tout moment. Vos clients bénéficient d’une offre personnalisée suite à l’analyse des données clients effectuée par le logiciel. Ce dernier est économique, car vous n’avez pas besoin d’embaucher des collaborateurs pour répondre aux questions basiques des clients. Le chatbot vocal vous offre l’opportunité de faire plusieurs choses à la fois.

chatbot vocal

Vous l’aurez compris, la qualité de la relation que vous entretenez avec vos clients impacte votre chiffre d’affaires. Vous devez alors choisir un standard téléphonique adapté à vos besoins et à votre budget. Le savoir-faire d’un intégrateur vous est utile dans l’installation de vos réseaux téléphoniques. Nous vous proposons de prévoir un budget à cet effet pour bénéficier des meilleurs résultats. Vous pouvez également choisir un standard téléphonique virtuel qui est plus économique, car il ne nécessite aucune installation matérielle.

Pour le rendre opérationnel, vous aurez besoin d’une connexion internet. Vos appels sont pris en charge par un opérateur qui les transfère vers les téléphones fixes ou mobiles des concernés. Un chatbot vocal vous fait profiter de son intelligence artificielle en améliorant la communication interne et externe de l’entreprise. Ces robots conversationnels peuvent répondre efficacement aux demandes de vos clients.

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